Vor einigen Monaten habe ich mir das Buch “Getting Things Done” von David Allen zu Gemüte geführt. Irgendwie wollte ich das Chaos in meiner Aufgabenverwaltung aus Notizzetteln, Ordnern und Collegeblöcken etwas strukturieren. 6 Monate mache ich nun schon “GTD”. Vieles von Allens Vorschlägen ist nützlich und brauchbar, manches nicht. Welche Gedanken ich wie umsetze will ich mal kurz vorstellen:
Eingangskorb
Der zentrale Eingangskorb ist zum wichtigsten Element der Aufgabenverwaltung geworden. Gleich drei habe ich. Einen in der Software Things auf dem Mac und synchron auf dem iPhone. Dort kann ich jederzeit Aufgaben, die mir einfallen, eintippen. Immer und überall. Entweder ich sitze am Rechner oder mein iPhone ist griffbereit — es gibt also keine Situation, die nicht abgedeckt ist.
Die beiden anderen Körbe sind nicht virtuell. Es sind zwei Ablagen, je eine an meinen Wohnsitzen. Dort hinein kommt alle Post, alles aus dem Drucker was noch abgeheftet werden muss und alles was man beim Aufräumen oder sonst wann findet.
Vor allem die “echten” Körbe sorgen für Ordnung. Papier, das rumliegt, gibt es nicht mehr. Unter diesem Aspekt hat GTD schon was gebracht.
Durcharbeiten des Eingangskorbes mit der 2-Minuten-Regel
Einmal am Tag arbeite ich die Eingangskörbe durch. Alle Aufgaben, die in weniger als 2 Minuten erledigt werden können müssen nach GTD sofort ausgeführt werden. Das Abheften einer Rechnung gehört da also dazu, ebenso das Senden einer kurzen Mail. Der Eingangskorb wird damit recht fix genullt, da ich recht papierlos arbeite und Papier in der Regel nur ablegen muss. Der von Allen vorgeschlagene Korb “Nächste Schritte” ist bei mir darum fast immer leer. Allemal eine Zeitung oder ein Magazin, das ich lesen will, landet darin.
Ein Beschriftungsgerät kaufen
Ich habe mir einen Brother P-Touch gekauft. Und es hat tatsächlich etwas gebracht. Beschriftet ist nun sehr viel in meinem Büro. Am Regel steht wo was hin soll, ebenso auf den Schubladen. Auch meine Netzteile und Kabel wissen nun, wo sie hingehören. So doof es klingen mag: Wenn man einen P-Touch in unmittelbarer Nähe hat, dann nutzt man ihn auch. Und das ist sehr nützlich.
Einen Aktenschrank anlegen
Bisher hatte ich keinen Aktenschrank, sondern nur ein paar lose, unsystematische Ordner. Das war unpraktisch, weil das Ablegen von Papier immer zeitaufwändig war. Bei IKEA habe ich mir einen Aspvik gekauft. Das ist ein stabiler Hängemappenschrank aus Metall. Allen ist strikt gegen Hängemappen, ich finde sie für meinen Anwendungsbereich aber sehr praktisch. Eine Mappe zu einer Veranstaltung, einen Grafikauftrag, die Noten eines Komponisten, die Orgelsätze zu den “Neuen Liedern” — alles füllt ziemlich genau eine Hängemappe ohne dass es unübersichtlich wird. Eine Akte in einer Hängemappe habe ich zudem recht fix in meinem Rucksack mobil dabei.
Dynamische Akten
Ich nutze meine Akten dynamisch. Eine Akte heißt etwa “Aktuelle Veranstaltung”. Dort drin ist alles Material zur nächsten anstehenden Veranstaltung, inklusive Referenzmaterial wie die Flyer, die ich dort auslegen soll, die Gemalisten für die Herren Abzocker, die Gestattung, die Gastspielverträge. Am Tag der Veranstaltung packe ich die Akte in meinen Rucksack und kann sicher sein, dass nichts vergessen ist. Danach wandert der Inhalt in die Akte “Veranstaltungen 09″, das Referenzmaterial bleibt gleich drin für das nächste Mal. Und genauso mache ich es mit anderen Bereichen auch: “Aktuelle CVJM-Vorstandssitzung”, “Aktueller Auftrag”, “Aktuelle Setliste/Konzert”. Selbstverständlich sind alle Akten mit meinem P-Touch beschriftet.
Altpapier in Reichweite haben
So banal es klingt: Wenn man das Altpapier immer in Reichweite hat, dann wirft man eher unnützes Papier weg. Ich habe keinen Papierkorb mehr, sondern eine großzügige Kiste, etwas größer als Din-A4 direkt neben meinem Eingangskorb. Zeug das man nicht braucht landet darin recht schnell, wo früher der Müll auf dem Schreibtisch liegen blieb.